Poder dirigir una conferencia es una habilidad esencial en el mundo de los negocios. Se requiere de mucha organización y una planificación cuidadosa. Estos pasos le ayudarán a considerar los aspectos esenciales de dirigir una conferencia.
Encuentre el lugar adecuado
Es importante tener una idea general del número de personas que asistirá a la conferencia antes de reservar un lugar. Si este es el primer año para una conferencia, o el número podría variar un poco, es posible que desee elegir un hotel o centro de conferencias que le permita ampliar o reducir proporcionalmente en función del tipo de participación que recibe.
Contrate a un orador principal y varios presentadores
Un orador principal es una persona con una reputación sólida en el campo que tiene mucho que ofrecer a todos los participantes y abrirá toda la reunión con su presentación. El discurso de apertura es a menudo un tema más amplio que los sesiones posteriores.
Los presentadores necesitarán presentar propuestas antes de tiempo, para que pueda elegir cuáles sesiones son las más apropiadas. Tenga en cuenta cuales son las sesiones mejores planificadas y quienes tienen más que ofrecer a los participantes al elegir los presentadores.
Sea consciente del tiempo
Programe las sesiones por una cantidad razonable de tiempo, 50 minutos, una hora a lo sumo. La idea es que las sesiones sean específicas y permitan a los asistentes salir con algo concreto que les ayudará en sus campos. No se olvide de programar los descansos entre cada par de sesiones para dar a los participantes y a los presentadores la posibilidad de descansar. Los descansos son también un buen momento para tener sorteos para una entrada gratuita al evento del próximo año, por ejemplo.
Ofrezca bocadillos y bebidas
Las conferencias a menudo tardan un día, tal vez dos. Los bocadillos y bebidas proporciona a los participantes ese impulso adicional que necesitan para pasar el día entero. Considere ofrecer bocadillos durante los descansos y un almuerzo agradable. Estas oportunidades también le permiten crear redes profesionales.
Haga un seguimiento con los participantes de la conferencia
Usted puede tener tarjetas de retroalimentación incluidas en el paquete de conferencia o enviar un correo electrónico de seguimiento o una postal después del evento. En cualquier caso, recuerde que debe mantener el anonimato para que usted reciba las respuestas más honestas posibles. Es importante saber lo que los participantes piensan de la conferencia. Obtener información sobre las ventajas y desventaja de sus opciones le ayudará a planificar en consecuencia para futuras conferencias.
